Mitä yrityksen budjetilla tarkoitetaan, ja miksi se on yritykselle niin tärkeää?

Yrittäjälle ja yritykselle vanhan vuoden vaihtuminen uuteen ei tarkoita vain hilpeitä karkeloita ja ilotulitusten ihailua. Uuden vuoden alkaminen tarkoittaa myös uuden tilikauden alkamista sekä katseen kääntämistä uuden vuoden mukanaan tuomiin haasteisiin sekä mahdollisuuksiin. Jokaisen yrittäjän on tietenkin aloitettava uuteen vuoteen valmistautuminen jo hyvissä ajoin ennen vuoden vaihtumista, mutta vielä tammikuun alkaessakin on hyvä pysähtyä miettimään, mitä juuri tämä vuosi tuo yritykselle mukanaan. 

Vaikka mikään juridinen pykälä ei velvoita yritystä laatimaan budjettia, sen tekeminen kuitenkin helpottaa suuresti yrittäjän arkea ja nostaa yrityksen kilpailukykyä. Mikäpä olisikaan siis parempi keino aloittaa uusi vuosi, kuin laittaa yrityksen budjettisuunnitelma kuntoon ja laatia vuosibudjetti tai orientoitua rullaavan budjetin laatimiseen? Tämän blogipostauksen tarkoituksena on auttaa kulkemaan läpi termien ja käsitteiden viidakon, joka ympäröi yrityksen budjetiksi kutsuttua aarretta: 

• Miksi budjetointi on yritykselle kannattavaa? 

• Mistä eri osista yrityksen budjetti lopulta koostuu? 

• Mitä eri budjettityyppejä on olemassa, ja mihin tarkoitukseen mikäkin budjetti laaditaan? 

Budjetointi ja budjetit pähkinänkuoressa 

Vaikka itse termit budjetti ja budjetointi ovat arkipäiväistyneet sen verran, että niitä käytetään sujuvasti kaikissa keskusteluissa, joiden aiheena on rahan käyttö sekä käytön suunnittelu, termeillä on kuitenkin juuret syvällä yritys- ja talousmaailman mullassa. Yritysmaailmassa termien kanssa kannattaa kuitenkin olla hienovaraisen tarkka. Ei siksi, että yrityksen tulevaisuus olisi vaakalaudalla sen vuoksi että komeiden termien puuttuminen vähentäisi yrityksen statusta ja arvoa, vaan täysin käytännöllisistä syistä. Tarkkojen ja toisistaan vain herkkien nyanssien erottamat termit auttavat konkreettisesti yritystä jäsentämään toimintaansa, sekä tekemään uuden tiedon pohjalta päätöksiä, joilla puuttua tarkasti jonkun yrityksen osa-alueen heikkouksiin tai vahvuuksiin. 

Yritykselle budjettien laatiminen eli budjetointi on alati käynnissä oleva prosessi. Kun yritys on saanut vuosibudjettinsa valmiiksi, on aika seurata sen toteutumista ja raportoida siitä, sekä päivittää rullaavaa budjettia. Budjetointi vaatii siis jatkuvaa työtä, uuden tiedon keruuta sekä siihen reagoimista. Käytännössä budjetointi koostuu yrityksen tulevan vuoden toiminnan ja investointien jäsentämisestä sekä niiden kustannusten esittämisestä yhtenäiseen suunnitelmaan. Niinpä onnistuakseen budjetoinnissa, yrittäjän ja työntekijöiden on tiedettävä tarkasti toimintojensa kulut ja myyntityönsä voitot sekä hahmotettava mahdollisten yllättävien kulujen ja tulojen luonne. 

Budjetoinnissa pääsee alkuun tutustumalla syvällisempiin oppaisiin budjetin laatimisessa sekä työkaluihin, joilla budjetti käytännössä laaditaan. Esimerkiksi verkossa on löydettävissä useita kaupallisia ja ei-kaupallisia toimijoita, joiden materiaalit auttavat alkuun budjetoinnissa. 

Mitä yritys hyötyy laadukkaasta ja informatiivisestä budjetista? 

Yritystoiminnan pyörittäminen ei koskaan ole sattumankauppaa. Sen sijaan menestyksekäs yritys perustaa toimintansa aina huolellisiin ja ajan tasalla oleviin suunnitelmiin ja arvioihin. Taloudenhallinnan kannalta budjetti on paras ja kattavin työkalu tai ohjekirja, joka yrityksellä voi olla. Se auttaa yrityksen paikantamaan itsensä osana markkinoita, joilla se toimii, sekä tunnistamaan yrityksen taloudenpidon vahvuudet ja heikkoudet. Edellisen vuoden budjetti on tärkeä väline, kun yritys reflektoi edellisen liikekauden tulostaan etsien ongelmakohtia tai onnistumisia. 

Budjetti auttaa myös yrityksen työntekijöitä näkemään pintaa syvemmälle, ja tiedostamaan yrityksen todelliset vahvuudet ja heikkoudet. Osallistava budjetointi, jossa työntekijät ovat olleet mukana, onkin erinomainen keino sitouttaa työntekijöitä yritykseen, lisätä heidän ymmärrystään yrityksestä sekä laajentaa näkökulmaa, josta yrityksen budjettia ja muita tulevaisuudensuunnitelmia rakennetaan. 

Mitä erityyppiset budjetit tarkoittavat, ja mistä tietää minkä tyyppinen budjetti on syytä laatia? 

Budjetin osa-alueita ja merkityksiä voi tarkastella esimerkiksi eri budjettityyppien näkökulmasta. Jokaisella eri tyypillä on oma tarkoituksensa, koostumuksensa sekä käyttöympäristönsä. 

Yrityksen näkökulmasta kaksi tärkeintä budjettia ovat tulosbudjetti ja kassabudjetti. Näitä kahta kutsutaan yhdessä yrityksen pääbudjeteiksi, sillä ne muodostavat yrityksen rahankäytön selkärangan. Tulosbudjetti pyrkii ennustamaan yrityksen tulevan vuoden tuloja sekä kuluja, ja näiden perusteella toteamaan onko yrityksen tuleva vuosi voitollinen vai ei, ja jos on, niin kuinka suureksi liikevoitto tulee nousemaan.  

Kassabudjetti

Kassabudjetti laaditaan tulosbudjetin asettamien raamien mukaan. Sen tarkoituksena on havainnollistaa, kuinka paljon yrityksellä on maksuvalmiutta vuoden eri tilanteissa erilaisten kiinteiden ja juoksevien sekä odotettavien että odottamattomien kulujen kattamiseen. Kassabudjettia voi siis pitää tulosbudjettia arkipäiväisempänä ja yrityksen jokapäiväiseen toimintaan tiiviimmin linkittyvänä budjettina, toisin kuin suurempia suuntaviivoja havainnollistavaa tulosbudjettia. 

Kassabudjetti, maksuvalmius sekä muut yrityksen arjen kannalta tärkeiden käsitteiden ymmärtäminen on arkipäivän yritystoiminnan kannalta välttämätöntä. Lue täältä lisää pk-yrityksen maksuvalmiudesta sekä keinoista, jotka takaavat hyvän maksuvalmiuden sekä auttavat sen kehittämisessä. 

Milloin osabudjetti?

Pääbudjettien lisäksi yrityksellä voi olla useita osabudjetteja.  Erityisesti suuremmilla yrityksillä, joilla liiketoiminnan hahmottaminen ja jäsentäminen vaatii sen jakamista pienempiin ja helpommin hallittaviin osa-alueisiin, osabudjetit ovat välttämättömiä. Yrityksen kasvaessa sen onkin hyvä pysähtyä pohtimaan, olisiko joku yritystoiminnan osa-alue tehostettavissa osabudjetin avulla. Esimerkiksi yritys, joka on laajentamassa uusille markkinoille, ja joutuu uudelleenrakentamaan koko markkinointisuunnitelmansa, hyötyy markkinointibudjetin laatimisesta suuresti. Jos yrityksen suunnitelmiin kuuluu aktiivinen uusien työntekijöiden rekrytointi lähitulevaisuudessa, henkilöstönhallintabudjetti auttaa pitämään kaikki langat käsissä. 

Vuosibudjetti – mitä ja milloin?

Budjetointia voi myös tarkastella aikajaksojen näkökulmasta. Perinteisesti budjetoinnissa on suosittu vuosibudjettien tekemistä. Vuosibudjetti on nimensä mukaisesti budjetti, joka on laadittu yhden vuoden mittaiselle ajanjaksolle. Sen suosio ja käytännöllisyys on helppo ymmärtää varsin pragmaattisista syistä: Kun yrityksen tilikausi on myös vuoden mittainen, budjetointi yksi vuosi kerrallaan vaikuttaa houkuttelevan yksinkertaiselta ja yritystoimintaa suoraviivaistavalta. On kuitenkin hyvä muistaa, että vuosi on varsin pitkä aika yrityksen näkökulmasta. Esimerkiksi alalla, jossa kausivaihtelu on kaikki kaikessa, ja ennakoimattomat tapahtuvat voivat vaikuttaa rajusti kassavirtoihin sekä kuluihin, on syytä miettiä ainakin kahteen kertaan, onko vuosibudjettiin sitoutuminen viisas valinta.  

Rullaava budjetointi

Vuosibudjetin vastakohtana voisi pitää rullaavaa budjetointia. Rullaava budjetti voi kattaa kaikki samat yritystoiminnan osa-alueet kuin vuosibudjettikin. Sen sijaan se eroaa vuosibudjetista siten, että rullaavaa budjettia ei ole sidottu tarkkaan aikamääreeseen. Se voidaan laatia esimerkiksi yhdeksi kvartaaliksi, ja sitä voidaan täydentää, pidentää sekä tarkentaa ajan kuluessa perustuen siihen tietoon, jota esimerkiksi ensimmäisen kvartaalin aikana saadaan yrityksen kassavirrasta selville.  

Vuosibudjetti ja rullaava budjetti ovat kuitenkin vastakohtia vain suhteessaan aikaan. Ne molemmat ovat työkaluja, joita yrityksen kannattaa käyttää rinnakkain ja toisiaan täydentäen. Siinä, missä vuosibudjetti sanallistaa suurempia ilmiöitä, visioita ja suuntaviivoja, jotka ovat yrityksen myyntien ja kulujen hallinnan käsikirja, rullaava budjetointi luo yritykselle resilienssiä, joka auttaa yritystä sopeutumaan ja reagoimaan vuoden aikana vastaan tuleviin haasteisiin sekä mahdollisuuksiin. 

Budjetoinnissa kannattaa hyödyntää ammattilaisia

Kattavan ja peruskallion lailla vakaan vuosibudjetin sekä dynaamisen ja hyödyllisen rullaavan budjetin laatiminen voi vaatia paljon aikaa ja muita yrityksen resursseja. Pienen tai keskisuuren yrityksen kannattaakin harkita turvautumista kirjanpitopalveluiden hyödyntämisen mahdollisuuteen. Tämä vapauttaa yrittäjän ja työntekijöiden aikaa käytettäväksi työntekijöiden ydintehtäviin, mikä on tehokkaalle yritykselle välttämätöntä. Lue täältä, milloin tai miksi pk-yrittäjän kannattaa ulkoistaa kirjanpitotoiminnot ulkoiselle kirjanpitoyhdistykselle, ja miten se käytännössä tapahtuu.

Lue lisää: 

Yrityksen rahoituksen suunnittelu 

Investointirahoitus ja sen suunnitelu