2021-03-30

Erääntyneiden maksujen periminen

 

Kaikki yritysten omistajat tietävät laskutusprosessin tehostamisen tärkeyden. Toinen tärkeä puoli kassavirran parantamisessa piilee siinä, miten suhtaudumme asiakkaisiin, jotka maksavat joskus myöhässä. On vääjäämätöntä, että jotkin asiakkaat eivät saa maksettua laskuja ajoissa. 

Myöhässä maksavat asiakkaat voivat olla erittäin turhauttava haaste kelle tahansa yrittäjälle. Se ei vain sido rahaa, jota tarvittaisiin omien laskujen maksamiseen, vaan lisäksi yritykset saada asiakkaat maksamaan voivat viedä aikaa paljon. 

Toisaalta eräpäivästä ei haluaisi tinkiä, mutta samalla ei haluaisi vaikuttaa liian tiukalta. Meillä on sinulle hyviä uutisia. Eri lähestymistapojen välillä pitää osata tasapainotella ja hallita tapa, jolla voi lähettää sähköpostitse ystävällisen muistutuksen, joka on kuitenkin tarpeeksi tiukka, jotta omasta työpanoksestaan saa ansaitun korvauksen. 

 

Ennaltaehkäisy on avainasemassa 

Yksi ensimmäisistä kysymyksistä, joita maksumuistutuksista tulee mieleen, on: "milloin maksua pitäisi pyytää?"  

Totuus on, että kannattaa toimia heti – suositeltavin tapa on lähettää lyhyitä muistutusviestejä ennen maksun eräpäivää ja sen jälkeen. Tavanomainen strategia laskuille, joiden eräpäivä on 15–30 päivän päässä, voisi näyttää esimerkiksi tältä: 

  1. maksumuistutuskirje – viikko ennen maksun eräpäivää 
  2. maksumuistutuskirje – maksun eräpäivänä 
  3. maksumuistutuskirje – viikko maksun eräpäivän jälkeen 
  4. maksumuistutuskirje – kaksi viikkoa maksun eräpäivän jälkeen 
  5. maksumuistutuskirje – kuukausi maksun eräpäivän jälkeen 

Lähettämällä sähköpostit säännöllisin väliajoin muistuttaja näyttäytyy kohteliaana ja kärsivällisenä, mutta samalla asiakkaat näkevät, että laskut ja maksuasiat hoidetaan ammattimaisesti.  

 

Mitä kanavaa kannattaa käyttää? 

Useimmat yritykset käyttävät niin sähköpostia, tekstiviestejä kuin ihmisten välistä suoraa vuorovaikutusta. Toimialasta riippuen omassa strategiassaan voi käyttää vaikka kaikkia kanavia. 

Jos sähköpostien ja tekstiviestien lähettäminen eivät saa asiakasta suorittamaan maksua, saattaa perään joutua vielä soittamaan. Soittajan kannattaa noudattaa ennaltasovittua käsikirjoitusta, jolla varmistetaan, että viesti välittyy tehokkaasti, ja että puhelun aikana käydään läpi tärkeimmät kohdat. 

 

Puhelut antavat myös mahdollisuuden luoda henkilökohtaisempi yhteys asiakkaisiin. Tarjotuista tuotteista tai palveluista voi esimerkiksi pyytää palautetta. Kehityskohteista kysyminen voi auttaa luomaan vahvempia asiakassuhteita, mikä voi lopulta parantaa liiketoimintamallia. 

 

Seuraukset on kerrottava selkeästi 

Puhuessasi asiakkaalle, joka ei maksa laskuaan, on tärkeää kertoa seurauksista, joita taloudellisten vastuiden välttelystä voi koitua. Jos esimerkiksi maksaminen viivästyy vielä lisää, voi niistä joutua ilmoittamaan luottotoimistoille ja lisäämään päälle myöhästymismaksut. Tämä voi vaikuttaa asiakkaan luottotietoihin ja talouteen ylipäänsä. 

 

Laskutus- ja jatkotoimenpiteet kannattaa automoida 

Jos kohtaa myöhässä maksavia asiakkaita, kannattaa perehtyä perusteellisesti tarvittaviin jatkotoimenpiteisiin, joilla kassavirtaa saa parannettua. Se voi olla tylsistyttävää ja aikaa vievää työtä, jota kukaan ei varsinaisesti halua lisätä kaikkien muiden pienyrittäjän hommien päälle. Siksi laskutuksen ja jatkotoimenpiteiden automointia edistävä ratkaisu voi tuoda lisäarvoa koko toimintaan. 

Jotkut kirjanpito-ohjelmat tarjoavat ratkaisun laskujen automaattiseen lähettämiseen, mutta niillä voi myös lähettää sähköpostitse ajastettuja muistutusviestejä myöhästyneistä maksuista. Vastaavalla ratkaisulla voi vapauttaa huomattavasti lisäaikaa muuhun ja keskittyä sen sijaan kiireellisempiin tehtäviin, joita yritystoiminnassa riittää.  

 

Useiden maksutapojen tarjoaminen 

Kannattaa harkita muiden maksutapojen, kuten PayPalin tai verkkomaksujen käyttöä, jolloin asiakkaiden on paljon helpompi vastata saamiinsa maksumuistutuksiin. 

 

Yrityslaina kassavirran tukemiseen 

Jos etsit rahoitusratkaisua varojen ollessa vähissä, autamme mielellämme yritystäsi. CapitalBox tarjoaa nopeita yrityslainoja, jotka voivat auttaa selviytymään hetkistä, jolloin kassavirta on saatava elpymään nopeasti.